Kā norāda Iekšējo ieņēmumu dienests, W-2 veidlapas darbiniekiem jānosūta ne vēlāk kā 31. janvārī par veidlapām, kas iegūtas no iepriekšējā kalendārā gada. Lai arī darbinieki šajā datumā tos var nesaņemt pa pastu, tie vismaz ir jāsūta šajā brīdī. Uzņēmumiem, kas neievēro šo konkrēto protokolu, var būt sekas.
Izvairīšanās no neapmierinātajiem darbiniekiem
Papildus visiem oficiālajiem jautājumiem, kas jums var rasties ar Iekšējo ieņēmumu dienestu (IRS), jo W-2 veidlapas nav izsūtītas savlaicīgi, jums var nākties saskarties ar ļoti neapmierinātu darbinieku grupu, no kuriem daudzi, iespējams, gaida nodokļu deklarācija. Darbinieki var iesniegt sūdzības ne tikai jums, bet arī IRS, kas var veicināt turpmāku izmeklēšanu jūsu uzņēmumā, ja par šo jautājumu tiek iesniegtas daudzas sūdzības.
IRS soda novērtējums
IRS sadala naudas sodus atkarībā no tā, cik vēlu tiek iesniegtas jūsu W-2 veidlapas. Par W-2, kas iesniegti 30 dienu laikā pēc maksājuma termiņa, tiek aprēķināts līgumsods 50 USD apmērā par veidlapu, bet mazajam uzņēmumam - maksimums 187 500 USD. Par veidlapām, kas iesniegtas pirms 1. augusta, bet vēlāk par 30 dienām, sods ir līdz USD 100 par veidlapu un maksimālais sods ir USD 536 000. Maksimālais naudas sods ir 260 USD par veidlapu līdz 1 072 500 USD gadā par veidlapām, kas iesniegtas pēc 1. augusta.
Precīzu formu nodrošināšana
Papildus W-2 veidlapu savlaicīgai nosūtīšanai jums ir arī jānodrošina, lai minētās veidlapas būtu precīzas. Saskaņā ar IRS vietni, ja jūs iesniedzat IRS W-2 veidlapu, apgalvojot, ka esat samaksājis konkrētam darbiniekam noteiktu naudas summu, un jūs to nemaksājāt, šai personai ir tiesības iesūdzēt jūs par zaudējumu atlīdzību. Tiek vērtēts sods 530 USD par veidlapu bez maksimuma. Iespējams, ka par nepatiesa dokumenta iesniegšanu būs jāmaksā naudas sods 5000 USD apmērā, un par to var tikt izvirzīta kriminālatbildība.
Ieraksti un komunikācija
Dažreiz, ja jūs vismaz paziņojat saviem darbiniekiem, ka skrienat aizmugurē ar saviem W-2, bet strādājat pie viņu izkļūšanas, neapmierinātība var būt mazāka nekā tad, ja jūs vispār neko nesakāt. Turklāt, ja jūs izsūtāt W-2 līdz noteiktajam termiņam, bet vai tas jums ir atdots par sliktu vai vecu adresi, neatveriet to un neizmetiet to. Ievietojiet to darbinieka lietā un saglabājiet to, ja viņš pa ceļam sazināsies ar jums, lai saņemtu veidlapu; jums vismaz ir pierādījums, ka mēģinājāt to nosūtīt.
