Iekšējā kontrole ir politika un procedūras, kas ieviestas, lai nodrošinātu nepārtrauktu grāmatvedības sistēmu uzticamību. Grāmatvedības pasaulē vissvarīgākā ir precizitāte un uzticamība. Bez precīziem grāmatvedības dokumentiem vadītāji nevar pieņemt pilnībā pamatotus finanšu lēmumus, un finanšu pārskatos var būt kļūdas. Iekšējās kontroles procedūras grāmatvedībā var sadalīt septiņās kategorijās, un katra no tām ir paredzēta, lai novērstu krāpšanu un identificētu kļūdas, pirms tās kļūst par problēmām.
Padoms
Septiņas iekšējās kontroles procedūras ir pienākumu nodalīšana, piekļuves kontrole, fiziskas revīzijas, standartizēta dokumentācija, izmēģinājumu bilances, periodiskas saskaņošanas un apstiprināšanas iestāde.
Pienākumu nodalīšana
Pienākumu nodalīšana ietver atbildības sadalīšanu par grāmatvedības kārtošanu, noguldījumiem, ziņošanu un revīziju. Turpmākie pienākumi tiek nošķirti, jo mazāk iespēju, ka atsevišķam darbiniekam ir krāpnieciskas darbības. Maziem uzņēmumiem, kuros strādā tikai daži grāmatvedības darbinieki, pienākumu dalīšana starp diviem vai vairāk cilvēkiem vai prasība, lai kritiskie uzdevumi būtu jāpārskata kolēģiem, var kalpot tam pašam mērķim.
Grāmatvedības sistēmas piekļuves kontrole
Piekļuves kontrole dažādām grāmatvedības sistēmas daļām, izmantojot paroles, lokautus un elektroniskos piekļuves žurnālus, var atturēt nesankcionētus lietotājus no sistēmas, vienlaikus nodrošinot veidu, kā pārbaudīt sistēmas lietojumu, lai identificētu kļūdu vai neatbilstību avotu. Stingra piekļuves izsekošana var arī palīdzēt novērst krāpnieciskas piekļuves mēģinājumus.
Aktīvu fiziskā revīzija
Fiziskās revīzijas ietver skaidras naudas un visu uzskaites sistēmā izsekoto fizisko aktīvu uzskaiti, piemēram, krājumus, materiālus un rīkus. Fiziskā skaitīšana var atklāt labi slēptas neatbilstības kontu atlikumos, pilnībā apejot elektroniskos ierakstus. Skaidru naudu tirdzniecības vietās var veikt katru dienu vai pat vairākas reizes dienā. Lielāki projekti, piemēram, roku skaitīšanas inventarizācija, būtu jāveic retāk, iespējams, gadā vai ceturksnī.
Standartizēta finanšu dokumentācija
Finanšu darījumos izmantoto dokumentu, piemēram, rēķinu, iekšējo materiālu pieprasījumu, inventarizācijas kvīšu un ceļa izdevumu pārskatu standartizēšana var palīdzēt saglabāt konsekvenci lietvedībā laika gaitā. Standarta dokumentu formātu izmantošana var atvieglot iepriekšējo ierakstu pārskatīšanu, meklējot neatbilstības avotu sistēmā. Standartizācijas trūkums var izraisīt to, ka šādā pārskatā preces tiek ignorētas vai nepareizi interpretētas.
Dienas vai nedēļas izmēģinājumu atlikumi
Divkāršās uzskaites sistēmas izmantošana palielina uzticamību, nodrošinot, ka grāmatas vienmēr ir līdzsvarotas. Pat ja tā, kļūdām joprojām ir iespēja dubultā ieraksta sistēmu izkļūt no līdzsvara jebkurā brīdī. Aprēķinot dienas vai nedēļas izmēģinājumu atlikumus, varat regulāri ieskatīties sistēmas stāvoklī, ļaujot pēc iespējas ātrāk atklāt un izpētīt neatbilstības.
Periodiska saskaņošana grāmatvedības sistēmās
Neregulāras grāmatvedības saskaņošanas var nodrošināt, ka jūsu grāmatvedības sistēmas atlikumi atbilst citu kontu, tostarp banku, piegādātāju un kredītu klientu, kontu atlikumiem. Piemēram, bankas saskaņošana ietver naudas atlikumu un noguldījumu un kvīšu uzskaites salīdzināšanu starp jūsu grāmatvedības sistēmu un bankas izrakstiem. Atšķirības starp šāda veida papildkontiem var atklāt kļūdas vai neatbilstības jūsu pašu kontos, vai arī kļūdas var rasties no citām entītijām.
Apstiprinātājas iestādes prasības
Prasība konkrētiem vadītājiem atļaut noteiktu veidu darījumus grāmatvedības uzskaitē var palielināt atbildības līmeni, pierādot, ka darījumus ir redzējušas, analizējušas un apstiprinājušas atbilstošās iestādes. Prasība saņemt apstiprinājumu lieliem maksājumiem un izdevumiem var novērst negodīgus darbiniekus, piemēram, ar uzņēmuma līdzekļiem veikt lielus krāpnieciskus darījumus.
