Kad nodokļu sezona rit katru gadu, var šķist milzīgs papīrs, kas uzņēmumam jāorganizē un jāiesniedz IRS. Neatkarīgi no tā, cik bizness ir pārpludināts un aizņemts, visiem IRS iesniegtajiem paziņojumiem jābūt pēc iespējas precīzākiem, lai izvairītos no federālās valdības revīzijām vai tiesvedības. Uzņēmumiem ar darbiniekiem viens svarīgs dokuments, kas jāaizpilda katru gadu, ir W-2 paziņojums.
Likums un W-2
W-2 veidlapā tiek uzrādītas ar nodokli apliekamās algas, kuras darbiniekam izmaksātas viena gada laikā, kā arī darba nodokļi, kas ieturēti no algas algām attiecīgajā gadā. Federālie likumi pieprasa visiem darba devējiem nosūtīt darbiniekiem W-2 pārskatus neatkarīgi no tā, cik zemi ir ienākumi vai algas. Šos W-2 paziņojumus var nosūtīt papīra vai digitālā formā, un darbiniekiem tie jāsaņem ne vēlāk kā nākamā gada 31. janvārī. Darba devējiem IRS jāiesniedz arī darbinieku W-2 kopijas.
Brīdinājums
Laicīgi nenosūtot W-2 veidlapas, jūsu uzņēmumam var tikt uzlikti ievērojami naudas sodi. Sākot ar 2018. gadu, jums var tikt uzlikts naudas sods no 50 līdz 260 ASV dolāriem par veidlapu atkarībā no tā, cik vēlu ir jūsu pasta sūtīšana. Mazajiem uzņēmumiem maksimālais finansiālais sods nodokļu gadā var svārstīties no 187 500 līdz 1 072 500 USD.
Trūkst vai nav pareizi W-2
Dažreiz W-2 veidlapas var būt nepareizas vai tās var pazust pa pastu. Ja rodas šādas situācijas, darbinieki, iespējams, sazināsies ar jūsu algas vai personāla nodaļu, lai pieprasītu labojumus vai veidlapas kopiju. Jūsu darbiniekiem vajadzētu būt gataviem nekavējoties izpildīt šos pieprasījumus, jo īpaši, ja beidzas nodokļu sezona un tā tuvojas iesniegšanas termiņam.
Aizstāt trūkstošos W-2
Lai aizstātu trūkstošās W-2 veidlapas, IRS sagatavos un darbiniekam nosūtīs 4852. veidlapu. Saskaņā ar IRS, šo veidlapu var izmantot W-2 vietā, ja darbiniekam vēl nav jāsaņem W-2 pirms iesniegšanas termiņš. Izmantojot 4852 veidlapu, nodokļu atmaksa var aizkavēties, jo IRS būs jāpārbauda informācija veidlapā. Ja darbinieks iesniedz 4852 veidlapu un vēlāk saņem labotu vai trūkstošu W-2 un saprot, ka daļa informācijas par 4852 ir neprecīza, viņš var iesniegt IRS 1040X veidlapu. 1040X veidlapa ir grozīta ienākuma nodokļa deklarācija.
Citi nodokļu veidlapas jautājumi
Darba devējiem likumīgi ir pienākums glabāt W-2 veidlapas vismaz četrus gadus. Darba devējiem arī likumīgi ir jāaizpilda darba identifikācijas numura (EIN) veidlapa. Aizpildītās EIN veidlapas darba devējiem piegādās individuālus darba devēja nodokļu ID katram darbiniekam. Šie nodokļu ID ir nepieciešami, ziņojot par darbinieku algām un nodokļu ieturēšanu. Lai iegūtu EIN veidlapu, sazinieties ar IRS pa tālruni 1-800-829-4933.
